.....

“KOMUNIKASI & PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK”

A.  KOMUNIKASI
DEFINISI KOMUNIKASI 
Komunikasi adalah pertukaran informasi antara pengirim dan penerima, dan kesimpulan (presepsi) makna antara individu-individu yang terlibat.

Komunikasi bisa tercapai bila ada komponen-komponen tertentu. Komponen tersebut harus ada untuk mencapai suatu mekanisme sistem komunikasi.

 Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :

1)Pengirim adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentingan mengkomunikasikan kepada orang lain.

2)   Pengkodean adalah pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

3)   Pesan, pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

4)   Saluran  adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

5)   Penerima adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

6)   Penafsiran kode adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

7)   Umpan balik adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

Didalam organisasi sangat membutuhkan komunikasi. Adapun jenis- jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :

1.     Komunikasi formal vs informal

Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu :

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

2.    Komunikasi ke bawah vs komunikasi ke atas vs komunikasi lateral

Komunikasi kebawah mengalir dari peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.

3.    Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi satu arah, pengirim berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

 Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi.
Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberikan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan.

Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :

1.     Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.

2.    Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.

3.    Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.

B.  PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK

Pengambilan keputusan kelompok/ organisasi berdasar pada pengambilan keputusan secara individu anggota kelompok. Pengambilan keputusan merupakan suatu cara pemilihan diantara banyak dari berbagai alternatif yang ada.

Model-model Pengambilan Keputusan antara lain :

1)    Rasional, model perilaku manusia berdasarkan keyakinan bahwa orang-orang, organisasi, dan bangsa menjalankan kalkulasi pemaksimalan nilai, yang secara mendasar konsisten.

Pengambialan keputusan yang rasional merukan proses yang kompleks. Tahapan rasional pengambilan keputusan :

a.   Mengenal permasalahan.

b.  Definisikan tujuan.

c.   Kumpulkan data yang relevan.

d.  Identifikasi alternative yang memungkinkan .

e.   Seleksi kriteria untuk pertimbangan alternative terbaik.

f.   Modelkan hubungan antara kriteria, data, dan alternative.

g.  Prediksi hasil dari semua alternative.

h.  Pilih alternative terbaik.

2)   Organisasional,model-model pengambilan keputusan yang memperhitungkan karakteristik politik dan structural dari organisasi.

3)   Birokrasi, apapun yang dilakukan organisasi adalah hasil dari rutinitas dan proses bisnis yang terasah oleh penggunaan aktif selama bertahun-tahun.

4)    Keputusan klasik, berpandangan bahwa manager bertindak dalam kepastian. Merupakan model yang sangat rasional untuk pembuatan keputusan manajerial.

5)   Keputusan administrasi, menurut Herbert Simon, manager dalam pengambilan keputusan menghadapi 3 kondisi:

a.   Informasi tidak sempurna, dan tidak lengkap.

b.  Rasionalitas yang terbatas.

c.   Cepat puas .

  Keuntungan dan Kerugian dari Metode Pengambilan Keputusan:

1.     Keuntungan-keuntungan penggunaan kelompok keputusan

Penggunaan kelompok keputusan mempunyai tiga manfaat bagi manajer :

a.    Kelompok mungkin membuat keputusan yang lebih baik daripada individu termasuk manajer.

b.    Kelompok mungkin lebih efektif dalam pelaksanaan keputusan apabila anggota-anggotanya berpartisipasi dalam pembuatan keputusan.

c.    Partisipasi dalam proses keputusan merupakan teknik yang bermanfaat untuk latihan dan pengembangan bawahan.

Dalam keseluruhannya, kelompok sering lebih banyak pengalaman yang relevan dengan permasalahan yang mau dipecahkan. Di samping itu kelompok dapat membuat keputusan yang lebih baik karena kelompok membuat lebih sedikit kesalahan dalam menggunakan informasi daripada individu.

2.    KERUGIAN-KERUGIAN PENGGUNAAN KELOMPOK KEPUTUSAN

Penggunaan kelompok keputusan oleh seorang manajer dalam proses pembuatan keputusan mempunyai empat macam kerugian :

a.    Kelompok cenderung memakan banyak waktu (personal time) daripada pembuatan keputusan oleh perseorangan.

b.      Kelompok kadang-kadang membuat keputusan yang tidak searah dengan tujuan-tujuan unit organisasi yang lebih tinggi.

c.    Anggota-anggota organisasi mungkin berkesimpulan bahwa mereka akan diikutsertakan dalam semua keputusan. Mereka mungkin menolak keputusan-keputusan selanjutnya yang mungkin pantas tetapi secara sepihak dibuat oleh pejabat organisasi di tingkat yang lebih tinggi.

d.    Ketidakpastian di antara anggota-anggota kelompok dapat menyebabkan kelompok tersebut tidak mau membuat keputusan sehingga menunda penyelesaian masalah dan dapat menimbulkan perasaan tidak enak terhadap sesama anggota.

  Dinamika pengambilan keputusan

Gaya pengambilan keputusan
Ada empat gaya pengambilan keputusan, yaitu:

1. Gaya mengarahkan. Orang yang menggunakan gaya ini memiliki toleransi rendah terhadap ambiguitas dan bersikap rasional dalam cara berpikirnya. Mereka itu efisien dan logis. Jenis mengarahkan membuat keputusan secara cepat dan memusatkan perhatian pada jangka pendek. Kecepatan dan efisiensi mereka dalam membuat keputusan sering mengakibatkan mereka mengambil keputusan dengan informasi minimum dan dengan menilai sedikit alternative saja.
2. Gaya analitis. Pembuat keputusan gaya ini mempunyai jauh lebih banyak toleransi terhadap ambiguitas daripada jenis mengarahkan. Mereka menginginkan lebih banyak informasi sebelum mengambil keputusan dan merenungkan lebih banyak alternative daripada pengambil keputusan yang bergaya mengarahkan. Para pengambil keputusan analitis paling baik di cirikan sebagai pengambil keputusan yang hati – hati dengan kemampuan untuk beradaptasi atau menghadapi situasi – situasi yang unik.
3. Gaya konseptual. Individu – individu dengan gaya konseptual cenderung amat luas pandangan mereka dan akan melihat banyak alternative. Mereka memusatkan perhatian jangka panjang dan sangat baik dalam menemukan pemecahan kreatif atas sejumlah masalah.
4. Gaya perilaku. Para pengambil keputusan gaya ini sangat baik dalam bekerjasama dengan orang lain. Mereka menaruh perhatian pada prestasi anak buah dan sangat suka menerima saran dari orang lain. Seringkali mereka menggunakan rapat untuk berkomunikasi meskipun mereka berusaha menghindari konflik. Penerimaaan oleh orang lain itu penting bagi para pengambil keputusan yang bergaya perilaku.

 Macam-macam Teknik Pengambilan Keputusan

Teknik pengambilan keputusan adalah suatu penerapan ilmu dan teknologi untuk mengambil suatu keputusan dari sebuah pilihan atau masalah yang dihadapi. Untuk membuat lebih terstruktur proses-proses pengambilan keputusan, para pakar mengeluarkan metode-metode yang membuat pengambilan keputusan dapat dilakukan secara sistematis dan terarah agar tujuan yang diinginkan tercapai.

Teknik-Teknik Pengambilan Keputusan yang dikemukakan oleh pakar, Siagian, S.P, antara lain :

1.     Brainstorming

Jika sekelompok orang dalam suatu organisasi menghadapi suatu situasi problematic yang tidak terlalu rumit, dan dapat diidentifikasikan secara spesifik mereka mengadakan diskusi dimana setiap orang yang terlibat diharapkan turut serta memberikan pandangannya. Pada akhir diskusi berbagai pandangan yang dikemukakan dirangkum, sehingga kelompok mencapai suatu kesepakatan tentang cara-cara yang hendak ditempuh dalam mengatasi situasi problematic yang dihadapi. Penting diperhatikan dalam teknik ini yaitu:

Ø  Gagasan yang aneh dan tidak masuk akal sekalipun dicatat secara teliti.

Ø  Mengemukakan sebanyak mungkin pendapat dan gagasan karena kuantitas pandanganlah yang lebih diutamakan meskipun aspek kualitas tidak diabaikan.

Ø  Pemimpin diskusi diharapkan tidak melakukan penilaian atas sesuatu pendapat atau gagasan yang dilontarkan, dan peserta lain diharapkan tidak menilai pendapat atau gagasan anggota kelompok lainnya.

Ø   Para peserta diharapkan dapat memberikan sanggahan pendapat atau gagasan yang telah dikemukakan oleh orang lain.

Ø  Semua pendapat atau gagasan yang dikemukakan kemudian dibahas hingga kelompok tiba pada suatu sintesis pendapat yang kemudian dituangkan dalam bentuk keputusan.

2.    Synetics

Seorang diantara anggota kelompok peserta bertindak selaku pimpinan diskusi. Diantara para peserta ada seorang ahli dalam teori ilmiah pengambilan keputusan. Apakah ahli itu anggota organisasi atau tidak, tidak dipersoalkan. Pimpinan mengajak para peserta untuk mempelajari suatu situasi problematik secara menyeluruh. Kemudian masing-masing anggota kelompok mengetengahkan daya pikir kreatifnya tentang cara yang dipandang tepat untuk ditempuh. Selanjutnya pimpinan diskusi memilih hasil-hasil pemikiran tertentu yang dipandang bermanfaat dalam pemecahan masalah. Dan tenaga ahli menilai melakukan penilaian atas berbagai gagasan emosional dan tidak rasional yang telah disaring oleh pimpinan diskusi serta kemudian menggabungkannya dengan salah satu teori ilmiah pengambilan keputusan dan tindakan pelaksanaan yang diambil.

3.    Consensus Thinking

Orang-orang yang terlibat dalam pemecahan masalah harus sepakat tentang hakikat, batasan dan dampak suatu situasi problematik yang dihadapi, sepakat pula tentang teknik dan model yang hendak digunakan untuk mengatasinya. Teknik ini efektif bila beberapa orang memiliki pengetahuan yang sejenis tentang permasalahan yang dihadapi dan tentang teknik pemecahan yang seyogyanya digunakan. Orang-orang diharapkan mengikuti suatu prosedur yang telah ditentukan sebelumnya. Kelompok biasanya melakukan uji coba terhadap langkah yang hendak ditempuh pada skala yang lebih kecil dari situasi problematik yang sebenarnya.

4.    Delphi

Umumnya digunakan untuk mengambil keputusan meramal masa depan yang diperhitungkan akan dihadapi organisasi. Teknik ini sangat sesuai untuk kelompok pengambil keputusan yang tidak berada di satu tempat.
Pengambil keputusan menysun serangkaian pertanyaan yang berkaitan dengan suatu situasi peramalan dan menyampaikannya kepada sekelompok ahli. Para ahli tersebut ditugaskan untuk meramalkan, apakah suatu peristiwa dapat atau mungkin terjadi atau tidak. Jawaban dari anggota kelompok tadi dikumpulkan dan masing-masing anggota ahli mempelajari ramalan yang dibuat oleh masing-masing rekannya yang tidak pernah ditemuinya. Pada kesempatan berikutnya, rangkaian pertanyaan yang sama dikembalikan kepada para anggota kelompok dengan melampirkan jawaban yang telah diberikan oleh para anggota kelompok pada putaran pertama serta hal-hal yang dipandang sudah merupakan kesepakatan kelompok. Apabila pendapat seseorang ahli berbeda maka memberikan penjelasannya secara tertulis. Tiap-tiap jawaban diberikan kode tertentu sehingga tidak diketahui siapa yang memberikan jawaban. Jawaban tersebut di atas dilakukan dengan beberapa putaran. Pengedaran daftar pertanyaan dan analisa oleh beberapa ahli dihentikan apabila telah diperoleh bahan tentang ramalan kemungkinan terjadi sesuatu peristiwa di masa depan.

5.    Fish bowling

Sekelompok pengambil keputusan duduk pada suatu lingkaran, dan di tengah lingkaran ditaruh sebuah kursi. Seseorang duduk di kursi tersebut hanya dialah yang boleh bicara untuk mengemukakan pendapat ide dan gagasan tentang suatu permasalahan. Para anggota lain mengajukan pertanyaan, pandangan dan pendapat. Apabila pandangan orang yang duduk di tengah tersebut telah dipahami oleh semua anggota kelompok dia meninggalkan kursi dan digantikan oleh orang yang lain untuk kesempatan yang sama. Setelah itu semua pandangan didiskusikan sampai ditemukan cara yang dipandang paling tepat.

6.    Didactic interaction

Digunakan untuk suatu situasi yang memerlukan jawaban “ya” atau “tidak”. Dibentuk dua kelompok, dengan satu kelompok mengemukakan pendapat yang bermuara pada jawaban “ya” dan kelompok lainnya pada jawaban “tidak”. Semua ide yang dikemukakan baik pro maupun kontra dicatat dengan teliti. Kemudian kedua kelompok bertemu dan mendiskusikan hasil catatan yang telah dibuat. Pada tahap berikutnya terjadi pertukaran tempat. Kelompok yang tadinya mengemukakan pandangan pro beralih memainkan peranan dengan pandangan kontra.

7.    Collective Bargaining

Dua pihak yang mempunyai pandangan berbeda bahkan bertolak belakang atas suatu masalah duduk di satu meja dengan saling menghadap. Masing-masing pihak datang dengan satu daftar keinginan atau tuntutan dengan didukung oleh berbagai data, informasi dan alasan-alasan yang diperhitungkan dapat memperkuat posisinya dalam proses tawar-menawar yang terjadi. Jika pada akhirnya ditemukan bahwa dukungan data dan informasi serta alasan-alasan yang dikemukakan oleh kedua belah pihak mempunyai persamaan, maka tidak terlalu sukar untuk mencapai kesepakatan. Tetapi sebaliknya, pertemuan berakhir tanpa hasil yang kemudian sering diikuti dengan timbulnya masalah yang lebih besar.

Kesimpulan :
Komunikasi dalam pengambilan keputusan  antar anggota dalam suatu organisasi sangat penting  agar tercapainya tujuan tertentu.

Me

ANak PPA

Culture & Touring Of East Sumba